Тук ще научите за следните етапи:
ВЕРИФИЦИРАНЕ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ПРОЕКТИТЕ
Верифицирането от бенефициента и УО на ОП е процес на проверка за съответствие и допустимост на дейности и на разходи при изпълнение на одобрените проекти. Верификацията включва административен, финансов, технически и физически контрол на документите и дейностите по конкретен
проект. Контролът се осъществява посредством два вида проверки: документална и проверки на място.
1. Процес на верифициране от бенефициента
Бенефициентът е длъжен да верифицира дейностите и разходите по проекта, преди да ги включи в техническите доклади, финансовите отчети или в исканията за плащане.
Бенефициентът трябва да верифицира (да провери), че:
– изпълнението на проекта е съгласно сключения договор за отпускане на безвъзмездна финансова помощ
– съхраняването на всички оправдателни документи се извършва в указаните от УО на ОП срокове
– е извършен контрол относно изпълнението на отделните дейности от из- пълнителите по проекта
– са спазени правилата за публичност и информация
– дейностите по проекта са верифицирани въз основа на фактури и/или други документи с еквивалентна доказателствена стойност
– е извършена пълна документална проверка преди плащане и проверка на мястото на проекта за удостоверяване на извършването на заявените за плащане дейности от изпълнителите
– извършените дейности за изпълнение на проекта са надлежно документи- рани и при поискване документите са на разположение на националните и европейските контролни органи
– при констатирани слабости и пропуски при управлението на одобрения проект вследствие на извършени одити и/или проверки е поет ангажимент за тяхното отстраняване, включително одобрен график с корективни мерки.
2. Процес на верифициране от УО на ОП:
УО на ОП верифицира дейностите и разходите по проектите чрез двата си отдела – „Мониторинг и публичност“ и „Финансово управление“. Той извършва следните проверки:
Документална проверка
Документалната проверка включва административен, финансов и технически контрол на представените от бенефициента технически доклад, финансов отчет, искане за плащане и всички други придружаващи документи. По този начин се удостоверява, че:
– са използвани образците, предоставени от УО на ОП
– документите са подписани от оторизираното за това лице
– са предоставени необходимите придружаващи документи
– броят на представените разходооправдателни документи отговаря на броя на включените в описа
– извършените дейности са допустими
– извършените разходи са допустими
– реализираните дейности съответстват на посочените в проектното предложение
– спазени са изискванията на ЗОП или ПМС №55/12.03.2007 г. (ако са приложими)
– правилно е посочен периодът, за който се отнасят извършените и декларирани за плащане допустими разходи
– има съответствие между декларираните разходи и реално извършените дейности
– фактурите или други разходооправдателни документи се отнасят към съответния проект
– във фактурите или в другите разходооправдателни документи е записано, че разходът е извършен по проект по ОП
– фактурите или други разходооправдателни документи са издадени на името на бенефициента и/или на партньорите по проекта и съдържат всички необходими реквизити
– сумата от представените разходооправдателни документи съответства на сумата, посочена в искането за плащане
– исканите за плащане разходи съответстват на разчетите в бюджета по проекта
– мерките за информация и публичност са достатъчни и са извършени съгласно договора
УО на ОП верифицира дейностите и разходите на бенефициентите в срок до 45 дни от получаване на искане за плащане по проекта. В случай на открити пропуски в техническия доклад, финансовия отчет, искането за плащане или в придружаващите ги документи, те се връщат на бенефициента за корекции.
Бенефициентът трябва да изпрати отново коригирана версия в указания от УО на ОП срок. Срокът за верифициране на разходите започва да тече от датата, на която е получен отговор от бенефициента.
УО на ОП уведомява бенефициента за разходите, които не са верифицирани, и причините за това.
Проверки на място:
Тези проверки включват административен, финансов, технически и физически контрол на документите и дейностите по конкретен проект, както и разкриване и предотвратяване на нередности. Те се извършват на място при бенефициента и/или партньорите или на мястото на изпълнение на дейности по проекта.
Проверките на място са отговорност на УО на ОП и по-конкретно на отдел „Мониторинг и публичност“ и/или на отдел „Финансово управление“.
Проверките на място са планирани и извънредни:
1. Планирани проверки на място:
*За всеки бенефициент УО на ОП извършва като минимум една проверка на място преди окончателното плащане.*
В срок до 31 декември на текущата година УО на ОП изготвя Годишен план за проверки на място, които ще се извършват през следващата година. Той се изготвя след анализ на сключените договори и сроковете за изпълнение на дейностите по проектите. Годишният план за проверките на място се утвърждава от Ръководителя на УО на ОП. УО на ОП уведомява писмено бенефициента за планираните проверки 5 работни дни преди всяко посещение. В писмото УО на ОП описва:
– проверките, които ще извърши на бенефициента/партньора
- дата на проверката
– документите, които трябва да бъдат предоставени или изпратени предварително на УО на ОП.
2. Извънредни проверки на място
УО на ОП може да извършва и извънредни проверки на място при следните случаи:
– да установи дали заложените в проекта дейности се извършват реално
– при съмнение или при установени нередности
Експертите от УО на ОП проверяват на място:
– напредъка в изпълнението на дейностите и постигането на резултатите в съответствие с договорните задължения
- документацията по проекта, отчитането на дейностите и начина на съхраняване на документацията
- евентуални проблеми и рискове при изпълнението на проекта
- кореспонденцията и споразуменията с партньорите (ако е приложимо)
- наличието на процедури за наблюдение и оценка от страна на бенефициента
– дали се спазват правилата за информация и публичност
– дали се спазват изискванията на ЗОП или ПМС №55/12.03.2007 г.
– обстоятелствата относно третирането на ДДС
- доколко отчетените плащания кореспондират с получените фактури и другите разходооправдателни документи с еквивалентна доказателствена стойност
- доколко разходооправдателните документи са отразени в счетоводната система чрез отделни аналитични счетоводни сметки или в отделна счетоводна система
- наличието на процедури за изпълнение на проекта
– друго, свързано с изпълнението на проекта.
В срок до 15 работни дни след приключване на проверката УО на ОП изпраща на бенефициента/партньора доклада на експертите. В него се включват и направените констатации и препоръки за предприемане на корективни мерки.
Бенефициентът и партньорите са длъжни да изпълнят препоръките в най-кратък срок и да отчетат извършеното в междинните технически доклади. УО на ОП наблюдава изпълнението им, включително и чрез извършване на последващи проверки на място, особено при констатирани нередности.
При следващите проверки се извършва и оценка на нивото на изпълнение на препоръките, направени при предишните проверки.
Сертифициране на разходите
Сертифицирането на разходите по ОПАК се извършва от Сертифициращ орган (СО) – Дирекция „Национален фонд“ в Министерството на финансите. След направената верификация на всички проекти УО на ОП обобщава исканията за плащане на бенефициентите и изготвя искане за средства, Доклад по сертификация и Декларация за допустимите разходи до СО. С тях УО на ОП декларира, че административното, техническото и финансовото изпълнение на приоритетите по ОПАК е в съответствие с приложимото законодателство и правилата на Програмата. СО уведомява УО на ОПАК три пъти годишно за разходите, които не са сертифицирани, както и за причините за това.
*УО на ОП Ви уведомява за несертифицираните разходи по проекта. Това означава, че тези разходи са недопустими, няма да Ви бъдат възстановени и съответно остават за Ваша сметка.*
Възстановяване средства на бенефициента
Възстановяване на разходите на бенефициентите по проекти по ОП се извършва в следната последователност:
1. Представяне на искане за плащане от бенефициента пред УО на ОП
2. Верифициране на разходите от УО на ОП (с изключение на искане за авансово плащане)
3. Включване на верифицираните разходи в искане за средства към СО. УО на ОП включва верифицираните разходи в искане за средства към СО, което се представя до петнадесето число на месеца. В случай че бенефициентът не представи искането за плащане в определения срок (пето число на месеца), верифицираните разходи ще се включат в искането за средства към СО за следващия месец.
4. Залагане на лимит по сметката на УО на ОП от СО. СО разглежда искането за средства в рамките на месеца, през който е подадено. На първия работен ден на следващия месец залага лимит за плащане (осигурява средства) на УО на ОП. Лимитът се одобрява при наличие на средства от ЕС и националното съфинансиране
5. Сертифициране на разходите. СО уведомява УО на ОП три пъти годишно за несертифицираните разходи и причините за това. УО на ОП уведомява бенефициента за разходите, които не са сертифицирани
6. Възстановяване на средства за междинни плащания. УО на ОП възстановява средствата за междинни плащания на бенефициента в срок до 3 работни дни след залагане на лимит (осигуряване на средства) от Сертифициращия орган
7. Възстановяване на средства за окончателно плащане. УО на ОП възстановява средствата за окончателно плащане на бенефициента в срок до 10 работни дни от датата на сертифицирането на разходите от Сертифициращия орган.
ОДИТ
Одитът представлява проверка и анализ на управлението на финансовите ресурси и отчетността при изпълнението на даден проект. Смисълът на одита е организацията, т.е. одитираното лице да подобри работата си при реализацията и отчетността на проектите, като разходва отговорно и ефективно определените средства. Трябва да знаете, че като бенефициенти по ОП подлежите на проверка от:
– Звеното за вътрешен одит в МДААР
– Одитиращия орган на средствата от ЕС – Дирекция „Одит на средствата от ЕС“ (ОСЕС) в Министерството на финансите
– Европейската комисия
– Европейската сметна палата
– Българската сметна палата.
Одитът при бенефициентите се извършва с цел да се провери дали декларираните разходи при изпълнение на проектите са извършени по законосъобразен и целесъобразен начин, съгласно разпоредбите на договорите, регламентите и всички актове, отнасящи се до разходването на средства.
*При договори за безвъзмездна финансова помощ на стойност над 200 000 лв. извършването на независим финансов одит е задължително ! *
Независимият финансов одит е съвкупност от необходими и взаимосвързани процедури, въз основа на които се изразява независимо мнение относно достоверността във всички аспекти на същественост на финансовите отчети, изготвени в съответствие с българското счетоводно законодателство. Заключенията на регистрирания одитор след извършения независим финансов одит се отразяват в одиторски доклад.
*Препоръчваме Ви да извършите одит за сметка на непреките си разходи / разходи за организация и управление дори когато финансовият одит не е задължителен – за проекти под 200 000 лв. Препоръчваме Ви също, да изберете одитор още при стартирането на проекта. Междинните проверки на одитора ще Ви спестят време при извършване на окончателния одит. Те ще Ви помогнат своевременно да отстраните евентуални пропуски в хода на изпълнение на проекта.*
