Тук ще научите за следните етапи:
ОРГАНИЗАЦИЯ ЗА РАБОТА
Обикновено бенефициентите се стремят да напишат добър проект и да спечелят финансиране по него. По-трудното обаче предстои след одобрението и сключването на договора.
* Проектът трябва да се изпълнява така, както е описан и планиран във Формуляра за кандидатстване! Не се допускат отклонения от проктното предложение !
Стриктното съблюдаване на проектното предложение обаче не е достатъчно за доброто и пълноценно изпълнение, тъй като обикновено в предложението не са разписани всички практически стъпки и аспекти на отделните дейности.
СТЪПКИ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТНО ПРЕДЛОЖЕНИЕ:
1.Изготвяне на подробен план за действие
– Препоръчително е ръководителят на проекта заедно с други основни членове на екипа (напр. координатор, счетоводител, експерт, сътрудник и др.) да разпишат подробен план за действие за изпълнение на заложените дейности.
– Начинът на структуриране на изпълнението на един проект зависи както от спецификата на проекта, така и от опита и преценката на ръководителя.
– Раздробяването на основните дейности/фази от дейности на отделни самостоятелни задачи или работни пакети ще ви позволи лесно да ги организирате и ръководите.
Този процес е необходим и за да можете по-точно да определите времето и ресурсите за изпълнение на задачите.
* Задължително включете в подробния си план за действие индикаторите, които сте заложили в проектното предложение.
2. Организиране на първата работна среща с партньорите по проекта
На тази първа среща ръководителят предлага за обсъждане разработения вече подробен план за действие. Планът се разяснява, обсъжда и при необходимост впоследствие се изменя след съгласуване между екипа и партньорите, така че да се превърне в „общ план за действие“. Възможно е партньорите да
третират този план като част от партньорското споразумение.
Първата работна среща би трябвало да отдели специално внимание и на това как ще се изпълняват подробно разписаните в плана дейности и плащанията по тях. Това означава да се уточнят междинни срокове за дейностите и плащанията при пълно спазване на Плана за изпълнение и Плана за разходване на средствата, които са заложени като таблици в проектното предложение. Забавянето на реализирането на дейностите се смята за неизпълнение на проекта.
* Съобразете времето за изпълнение на всяка задача с останалите задачи и дейности, защото те са взаимно свързани и взаимно зависими!
3. Сформиране на екипа за изпълнение на проекта
Разпределете дейностите и задачите между членовете на екипа по проекта още по време на работната среща. Определете конкретните права и задължения на отделните членове, като държите сметка за техния опит, знания, умения и възможности да работят в екип. Особено важно е всеки да е наясно със своите отговорности. На тази база подгответе и сключете договорите за изпълнение.
4. Създаване и поддържане на система за комуникация в екипа
Много често партньорите по проекта се намират на разстояние един от друг, дори в различни градове. Затова активното и ефективно общуване между членовете на екипа е от ключово значение за успешното изпълнение на проекта.
Ето някои основни средства за комуникация:
– редовни срещи на екипа
– паметни (MEMO) бележки, протоколи, записки
– изпращане на факсове
– изпращане на писма по поща или куриер
– телефонни обаждания
– ел. поща, интранет (вътрешна мрежа)
– интернет страница
– скайп или друг вид гласова интернет комуникация
– интернет група с ограничен достъп за обмен на информация
– видеоконференция и др.
Съгласувайте поможеду си най-подходящата за вашия проект система на общуване. Която и да изберете, воденето на писмени документи (бележки, протоколи, записки и др.) би оказало голямо значение за изпълнението на проекта, защото само те доказват вашите ангажименти и взаимни договорености. Устната и виртуална комуникация е изключително бърза и удобна в оперативната работа, но не бива изцяло да отменя писмените форми на общуване.
5. Избор на изпълнители
6. Съхранение на документите
Всеки бенефициент по Европейските Оперативни Програми е длъжен да съхранява оригиналите на документи на хартиен носител, а документите, подписани с универсален електронен подпис – на електронен носител, който дава възможност да бъдат възпроизвеждани.
Партньорите съхраняват оригинали на всички документи, свързани с изпълнение на дейностите по проекта, за които са отговорни. Бенефициентът съхранява в досието заверени от партньорите копия на тези документи.
*Във всекидневната работа използвайте копията на документите, а не оригиналите !
*Липсата на всеки един документ може да бъде открита при проверка на място от страна на УО на Оперативната Програма
Структура на проектното досие:
- етикет (номер и наименование на проекта)
- опис на документите
- проектно предложение
- договор, приложения и анекси (когато е приложимо)
- договори на бенефициента с изпълнители
- тръжна документация
- технически доклади (междинни и окончателен) и приложения
- финансови отчети
- искания за плащане и проложения
- доклади от проверките на място
- доклади за открити нередности
- данни за предприетите мерки за публичност
- одитни доклади
- кореспонденция с УО на Оперативната Програма
Досиетата на проектите се съхраняват от бенефициентите и партньорите за срок от 3 години след приключване на Оперативната Програма.
Като бенефициент вие трябва да гарантирате, че всички документи, отнасящи се до разходите и одитите на проекта, се намират на разположение на УО на Оперативната Програма и всички контролни органи на национално и на европейско ниво.
Писма и друга изходяща кореспонденция се изготвят поне в 2 оригинални екземпляра (един за получателя и един за досието на проекта).
*Определете член от екипа, който да отговаря за изготвянето и съхранението на проектното досие !
7. Информация и публичност
Бенефициентите по Оперативните Програми трябва да информират за своя проект широката общественост, медиите и участниците в него, оповестявайки и финансовото участие на Европейските Фондове.
*Дейностите за информация и публичност са важна част от изпълнението на вашия проект. Неизпълнението им може да бъде считано за нередност.
ОТЧИТАНЕ:
Бенефициентът трябва да гарантира, че отпуснатите средства по проекта ще се разходват в съответствие с националното законодателство и с установените норми на ЕС, спазвайки принципите за икономичност, ефективност и ефикасност.
Извършването на разходи по проекти по Оперативните Програми става на основата на одобрения
бюджет по проекта при спазване на правилата за допустимост на разходите.
* Преди да започнете разходването на средства за проекта си, проверете:
– Кои разходи могат да бъдат финансирани ?
– Кои са недопустимите разходи ?
– Какви са позволените преки разходи за проекта ?
– Какъв е процентът на позволените непреки (обслужващи) разходи за организация и управление на проекта?
За да са допустими разходите, те следва да отговарят на следните условия:
– да са включени в бюджетните пера на проекта
– да са фактически платени от бенефициента или партньорите по проекта за възнаграждения и покупка на стоки и услуги, необходими за изпълнението на дейностите по проекта, а организацията да е в състояние да удостовери, че услугата или продуктът е фактически доставен
– да са удостоверени с оригинални първични счетоводни документи съгласно
българското законодателство и да са осчетоводени от бенефициента (или партньорите по проекта при наличие на споразумение)
– да са спазени процедурите за избор на изпълнител
– да са направени в периода на допустимост
– да са извършени при спазване на принципа на икономичност и разумно финансово управление.
Като бенефициент вие трябва периодично да отчитате изпълнението на проекта пред УО на Оперативната Програма.
* Необходимите документи за отчитане на изпълнението на проектите и за възстановяване на средства са :
– технически доклади
– финансови отчети
– искания за плащане
В техническия доклад се описват извършените през отчетния период дейности. Във финансовия отчет – направените разходи. В искането за плащане се включват реално извършени и платени разходи. Това е най-важният документ за получаване на средства по вашия проект.
Бенефициентът трябва да води точна и редовна документация и счетоводни отчети при изпълнението на проекта. Необходимо е да водите отделна счетоводна аналитичност за разходите по проекта. Данните, посочени в искането за плащане, финансовите отчети и техническите доклади трябва да отговарят на тези в счетоводната ви система и да са налични до изтичане на сроковете за съхранение на документацията.
* Във всички разходооправдателни документи на бенефициента и партньорите, свързани с изпълнението на проекта, задължително трябва да е указано, че разходът се извършва „по договор №… по Оперативна Програма ..“
- Технически доклади
Видовете технически доклади, които трябва да подготвяте, са:
–Междинни технически доклади
Междинните технически доклади се представят до пето число на месеца, следващ отчетния период. Докладът трябва да съдържа информация за напредъка в изпълнението на проекта за предходния месец, като постигнатото се описва чрез предварително формулираните индикатори. При представяне на междинен технически доклад заедно с искане за плащане, информацията в доклада се обобщава за периода, за който са включени разходите в него. Представянето на доклад всеки месец ще ви помогне при правилното изпълнение на проекта. По този начин, ако възникне проблем, УО на Оперативната Програма ще може да го идентифицира на ранен етап и да ви окаже съдействие за неговото отстраняване, без това да се отрази върху възстановяването на средствата
– Годишен технически доклад
Годишният технически доклад се представя до 15 януари на годината, следваща отчетната година. Ако като бенефициент за месец декември не подадете искане за плащане, представяте само годишен технически доклад, който съдържа обобщена информация за извършените през годината дейности. Годишен технически доклад не се изготвя, когато за същия период се представя окончателен
доклад по проекта.
– Окончателен технически доклад
Окончателният технически доклад се представя след приключване на дейностите по проекта. Докладът съдържа обобщена информация за реализираните по време на проекта дейности и постигнатите цели.
* Като бенефициент сте длъжен да събирате всички документи, удостоверяващи реализацията на проекта и да прикрепяте техни копия към доклада. Оригиналите се съхраняват в досието на проекта.
- Финансови отчети
За да представите искане за плащане, трябва да сте изготвили финансов отчет. Финансовите отчети се представят с искане за плащане до пето число на месеца, следващ отчетния период.Финансовият отчет се представя с опис на разходооправдателните документи.
Финансовите отчети, изготвени от бенефициента, съдържат информация за:
– бюджета на проекта
– корекциите по бюджета
– извършените разходи за отчетния период
– извършените разходи с натрупване
– yсумите, включени в исканията за плащане
– процентното съотношение на поискани спрямо договорени средства.
Отчитане на разходите на партньорите:
Бенефициентът е отговорен за изпълнението на договора и за неговото от-
читане. Той следва да обобщи разходите на партньорите и да представи общ
финансов отчет за изпълнението на проекта.
За допустими се признават разходите на партньорите, когато:
– има подписано партньорско споразумение, посочващо дела на участие на партньорите
– разходите на партньорите са подкрепени с разходооправдателни докумен- ти, вписани в счетоводните регистри на партньора
– партньорите са извършили дейности, заложени в проектното предложение
– разходите са включени в искането за плащане.
Отчитане на разходите по бюджетни пера:
– закупуване на материали
– услуги свързани с реализацията на проекта
– придобиване на ДМА (дълготрайни материални активи)
* Тези разходи са допустими само в случай на финансиране по допълващ начин и са посочени в Насоките/Указанията за кандидатстване за конкретната процедура. Те се отчитат със следните документи: договор за доставка със спечелилия изпълнител, приемателно-предавателни протоколи между възложител и изпълнител, фактури, касова бележка, банково бордеро за извършени плащания, количествено-стойностни сметки, документ(и), удостоверяващ(и) одобрението на УО на Оперативната Програма на тръжната документация (ако е приложимо).
- Искане за плащане
Възстановяването на средства на бенефициентите се извършва след представяне на искане за плащане пред УО на Оперативната Програма. Искането за плащане се представя до пето число на месеца, следващ периода, през който са извършени разходите, заедно с необходимите приложения.* Не е необходимо да представяте искане за плащане всеки месец, а само в случай, че имате извършени и платени разходи и желаете те да ви бъдат възстановени.* Ако в срок от 6 месеца след подписването на договора нямате искания за плащане, УО може да прекрати договора без предизвестяване !*Искането за плащане се изготвя в лева. В случай че бенефициентът участва със собствени средства, те не трябва да се включват в искането за плащане !Видове искания за плащане:– Авансово плащане – представя при желание на бенефициента и е до 20% от стойността на проекта, уговорена в договора.
– Междинно/Окончателно – Искането за междинно/окончателно плащане включва реално извършените и разплатени по време на периода разходи за дейности, описани в междинните или окончателния технически доклади.* Общият размер на авансовото и междинните плащания не може да надвишават 80% от допустимите разходи по проекта.Размерът на окончателното плащане се изчислява, като от извършените общо допустими разходи по проекта се приспаднат авансовото и междинните плащания.Искането за плащане се придружава от:
1. междинен/окончателен технически доклад (обобщен за периода на искането за плащане)
2. финансов отчет
3. опис на всички разходооправдателни и платежни документи (фактури или други документи с еквивалентна доказателствена стойност, ордери, банкови бордера)
4. заверено копие от разходооправдателните, платежните и документите, доказващи основанието на извършване на разхода (договори, заповеди, протоколи и други)
5. заверено копие от Удостоверение за регистрация по чл. 104 от ЗДДС
6. заверено копие от дневника за покупките за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал. 1 от ЗДДС
7. одитни доклади от извършени по време на изпълнението на проекта одити (ако има такива)
8. одитен доклад – при искане за окончателно плащане за проекти над 200 000 лв.В искането за плащане бенефициентът декларира, че:
– дейностите по проекта са осъществени yy в съответствие с принципите за добро финансово управление
– са включени допустими и реално извършени и платени разходи от бенефициента и партньорите, които се основават на фактури и/или документи с еквивалентна доказателствена стойност, съхранявани при бенефициента и партньорите
– извършените дейности за изпълнение на проекта са надлежно документирани и при поискване са на разположение на националните и европейските контролни органи
– декларираните за възстановяване разходи са направени през периода на допустимост
– няма случай на двойно финансиране на проекта от различни източници
– има или няма промяна в регистрацията по ЗДДС. - Начини на представяне на документите
Бенефициентът подава до УО на Оперативната Програма технически доклад, финансов отчет и искане за плащане по един от следните начини:
– на хартиен носител на адреса на УО на Оперативната Програма и по електронната поща, подписани с електронен подпис
– на e-mail: (в този случай не е необходимо да ги изпращате на хартиен носител).Документите на хартиен носител и всички придружаващи документи се подават на ръка, по куриер или по пощата. За дата на получаване важи датата, на която пратката е заведена в деловодната система на УО на Оперативната Програма.
