ИЗГОТВЯНЕ ПРОЕКТНО ПРЕДЛОЖЕНИЕ И БИЗНЕС ПЛАН
Най-съществената част при кандидатстването за Европейско финансиране е изготвянето на проектното предложение и бизнес плана. Обикновено тази част се поема от фирма консултант, тъй като има много уловки, на които неопитният кандидат може да сгреши и проектът да не бъде класиран за финансиране. Ние ще опишем процеса, но Ви съветваме да опишете идеята си и да се обърнете към опитен консултант, за да може да я реализирате успешно. Като допълнение ще кажем, че хонорарът на консултанта е допустим разход по повече програми и ще Ви бъде възстановен на по-късен етап.
СЪДЪРЖАНИЕ НА ПРОЕКТНОТО ПРЕДЛОЖЕНИЕ:
Проектното предложение е съставено от:
- Формуляр за кандидатстване (попълнен използвайки информацията от формулировката на проектната идея)
- Приложенията към него изискани по съответната Оперативна Програма (предварително заявени)
- Подкрепящите документи, съгласно Насоките/Указанията за кандидатстване за конкретната процедура.
ХАРАКТЕРИСТИКИ НА ЕДИН УСПЕШЕН ПРОЕКТ
- Стратегия с ясни цели – устойчиви ползи за целевите групи
- Планиране с добро описание на дейностите
- Добро замисляне от гледна точка на времеви резерв
- Да се засягат Общите Цели (дефинирани от финансиращата страна) – значимостта на проекта за обществото в дългосрочен план ; приносът за постигане на целите от програмата на проекта.
- Да се спомага постигането на целите на бенефициентите
- Да се осъществи проверимо въздействие
- Устойчивост на проекта – осигуряване на полза за бенефициента след безвъзмездното финансиране.
СЪЗДАВАНЕ НА ПРОЕКТНОТО ПРЕДЛОЖЕНИЕ
1. ФОРМУЛЯР ЗА КАНДИДАТСТВАНЕ
Стъпка 1: Сдобийте се навреме с формуляра за кандидатстване (от сайта на съответната ОП)
Стъпка 2: Проучете формуляра за кандидатстване, всички указания за кандидатите и договора, който вероятно ще ви бъде предоставен.
Стъпка 3: Набележите всички стъпки, необходими за представяне на предложение за проект и всички приложени документи в рамките на срока, спазвайки напълно всички определени правила и процедури.
2. ПОПЪЛВАНЕ ФОРМУЛЯР ЗА КАНДИДАТСТВАНЕ
*Формулярът за кандидатстване се попълва на български език. Не се допуска попълване на ръка. Задължително е да се попълнят всички полета.
*Формулярът за кандидатстване трябва да се попълни максимално ясно, с цел получаване на правилна и обективна оценка впоследствие. Той трябва да съдържа цялостна обосновка на предложения от бенефициента проект – необходимост от проекта, организация и методология, чрез която ще бъде реализиран и степента, до която осъществяването му ще допринесе за подобряване на техническите и управленски способности на бенефициента.
*Формулярът ще ви преведе по стъпките на собствената Ви подготовка. Попълването на формуляра в този случай би било въпрос на преписване във формуляра за кандидатстване на информацията и данните, които вече сте набрали в различни доклади, документи и файлове още при формулирането на проектната идея.
* Следвайте логическата му рамка:
I. Първата част от Формуляра за кандидатстване е описание на проектната идея.
- Резюме на проекта
Резюмето на проекта включва следната информация: период за изпълнение; бенефициент; партньор(и) (ако има такива); цели на проекта; целева(и) група(и);очаквани резултати; основни дейности. Текстът на резюмето, макар намиращ се в началото на Формуляра за кандидатстване, се попълва накрая, след като проектната идея е разработена напълно. - Обосновка на проекта
Обосновката има ключово значение в проектното предложение. Оценителната комисия, респективно УО, трябва да бъдат убедени, че предлаганият проект активно спомага за реализиране на местната, националната и европейската политика в съответната сфера. Освен това оценителите трябва да се убедят, че дейностите са реалистични, изпълними и обвързани с бюджета. Тези дейности трябва да са допустими по съответната Оперативна Програма. - Съответствие с целите на приоритетната ос и на подприоритета
Оперативните програми имат предварително разписани цели по приоритетни оси и подприоритети.
Проектите, които се финансират, трябва да изпълняват целите на Програмата.*Необходимо е да аргументирате съответствието на целите на проекта с приоритетите и целите на съответна Оперативна Програма, защото това е условие за допустимост на проекта !* - Описание на целите и съответствие с нуждите на целевите групи
Още в обосновката трябва да бъдат конкретизирани целевите групи (една или повече) и техните нужди. Трябва да има логическа връзка между избора на целевите групи, потребностите им, предлаганите дейности и бюджета по проекта. точното определяне на потребностите на целевата група е основа на добрия проект и това е ключовият момент в обосновката. За да ги аргументирате добре, е важно да разполагате с точна и обективна информация. Използвайте достоверни източници като националната статистика, официални доклади и направени изследвания (на министерства, научноизследователски центрове или институти, консултантски фирми или международни институции). - Съответствие и принос за реализиране на хоризонталните политики на ЕС
За Европейския социален фонд е важно да се стимулират водещите хоризонтални политики на ЕС:
– Равенство между половете и превенция на дискриминацията въз основа на пол, раса, етнически произход, религия или вярвания, увреждания, възраст или сексуална ориентация. Равенството е задължителна интегрална част от всички политики и практики, финансирани по линия на Структурните фондове (СФ).
– Иновации и прилагане на политики – прилагането на този принцип означава разработване на нови подходи и споделяне на добри практики.
– Партньорство – този принцип означава включване на всички заинтересовани страни в процесите на програмиране, изпълнение и оценка на програми и проекти. Прилагането на принципа на партньорство е важен компонент на всички политики и практики, подпомагани по линия на СФ.
– Според Лисабонската стратегия устойчиво развитие означава съгласуваност между краткосрочните и дългосрочните цели с оглед на постигането на баланс между политиката за ускоряване на растежа и увеличаване на заетостта и опазването на околната среда.
*Добре е проектното Ви предложение да включва възможно най-много дейности за постигане на хоризонталните политики на ЕС. Това ще Ви донесе повече точки при оценяването !
Извадка от Формуляра за кандидатстване по ОПАК
- Подробно описание на дейностите
Всяка предвидена дейност по проекта трябва да се опише в отделна таблица. Дейностите за осигуряване на информация и публичност трябва да бъдат посочени по същия начин. Не забравяйте да проверите допустимите дейности в конкретните Насоки/Указания за съответната процедура.Извадка от Формуляра за кандидатстване
Извадка от Формуляра за кандидатстване по ОПАК
- Методика (ключов раздел и ще Ви донесе точки при оценяване)
Методиката се отнася до начина на осъществяване на проекта, включително на работата с целевите групи.
Трябва подробно да опишете:
– Методите за изпълнение на дейностите и тяхната последователност при изпълнението на проекта
– Как ще бъде използван предишен опит от други проекти в дадената сфера (ако е подходящо)
– Степен и начин на участие на партньорите при изпълнение на проекта
– Причини за включване на всеки един от партньорите, свързани с опит и капацитет за извършване на определена работа по проекта (аргументира се участието на партньорите с оглед разпределението на ангажиментите и отговорностите в изпълнението на проекта и бюджета)
– Екип, предложен за реализация на проекта (описание по функции, отговорности, опит). - Продължителност на проекта и план за изпълнение
Планирането е важно както на ниво кандидатстване с проектно предложение, така и на ниво изпълнение на одобрен и финансиран проект. То е ключово за реализирането на проекта. Много е важно планът да бъде реалистичен и изпълним. Опишете дейностите си подробно, за да имате план за изпълнение на проекта и за разходване на средствата по него.
Важно: Планът трябва да се създаде, така че проектът Ви да бъде одобрен, но и така, че да може да бъде изпълняван ако бъде одобрен и финансиран.
Извадка от Формуляра за кандидатстване по ОПАК
Стъпка 1: Подреждане на основните дейности.
Стъпка 2: Раздробяване на основните дейности на по-малки
Стъпка 3: Определяне на последователността на изпълнение
Стъпка 4: Определяне на срокове за изпълнение
Стъпка 5: Създаване на план график за основните дейности
Стъпка 6: Конкретно определяне на търсения резултат
Стъпка 7: Определяне на необходимите знания и умения, за да се изпълни проектното предложение
Стъпка 8: Разпределяне на дейностите между членовете на екипа (при наличие).При планиране на дейностите вземете в предвид, че за реализацията на някои от тях ще трябва да обявите процедура по Закона за обществените поръчки (ЗОП). В такъв случай изпълнението на другите дейности трябва да бъде съобразено със сроковете на процедурата. Подробното планиране на дейностите във времето, както и на необходимите ресурси, ще Ви даде възможност да попълните съответната таблица от Формуляра за кандидатстване, както и да си помогнете при описанието на екипа за изпълнение и при подготовката на бюджета.В примерния план за изпълнение не следва да се посочват конкретни дати, а „месец 1“, „месец 2“ и т. н. Добре е да предвидите известен резервен период от време в графика за изпълнение като предпазна мярка.
- Наблюдение и вътрешна оценка на изпълнението на дейностите
Тук трябва да попълните следната таблица и да опишете как конкретната дейност по проекта допринася за постигане на заложените специфични цели.
*Дейностите и очакваните резултати са тези, които сте посочили в таблицата за подробно описание на дейностите във Формуляра за кандидатстване. Специфичните цели са идентични с тези, посочени в резюмето на проекта.
Извадка от Формуляра за кандидатстване по ОПАК
- Устойчивост и мултипликационен ефект (важни аспекти от проектното предложени, носещи точки при оценката за качество)
Един проект може да се нарече устойчив, ако продължава да предоставя ползи на целевите групи за известен период от време след като финансирането е приключило. Във Формуляра за кандидатстване по ОП трябва да опишете устойчивостта на очакваните резултати. Тук можете да аргументирате как постиженията на проекта ще продължат да съществуват и да се развиват и след приключването му. Можете също да опишете дали ще има екип (от бенефициента или от партньорите му), който да продължи да осъществява дейностите и след края на проекта.Трябва да направете разграничение между следните три измерения на устойчивост:
а) Финансово отношение – как ще бъдат финансирани дейностите, след като приключи финансирането от безвъзмездната помощ
б) Институционално отношение – при приключване на проекта ще има ли структури, позволяващи продължаване на дейностите; заложени ли са дейности за повишаване на капацитета на екипа
в) Ефект на ниво политики – доколко проектът ще спомогне за реализирането на съответната политика, ще доведе ли до усъвършенстване на законодателството и до прилагането на нови модерни практики и др.Мултипликационен ефект е възможността за разпространяване на постигнатите положителни резултати и опит по време на проекта и след неговото приключване. При разписване на проекта е необходимо да заложите начини за популяризиране на резултатите от него, за да могат полезните практики и умения да окажат влияние върху по-голяма група хора или върху други сектори.
- Бюджет на проекта
Бюджетът е инструмент за представяне на финансовите аспекти на социални, екологични,
образователни и други проекти, чиято основна цел не е свързана с развитието на бизнес дейности и
получаването на печалба. В тези случаи е достатъчно да се даде ясна представа за размера и вида на разходите, които трябва да се направят, за да се изпълнят задачите, заложени в План-графика и да се постигнат очакваните резултати. При изготвяне на бюджета се съобразявайте с изискванията на донора. Много често финансиращите организации предварително определят какви разходи не биха разрешили.*Преди да планирате средствата за проектното си предложение проверете :
– Кои разходи могат да бъдат финансирани
– Кои са недопустимите разходи
– Какви са преките позволени разходи за проекта
– Какви са непреките (обслужващи разходи) за организация и управление на проекта
1. Определете необходимите ресурси и изгответе Бюджет на проекта, използвайки тези 11 етапа:Етап 1– Копирайте дейностите от Плана за действие
Етап 2– Определете необходимите ресурси за осъществяване на дейностите
Етап 3 – Разпределете ресурсите по разходни пера
Етап 4– Определете мерните единици
Етап 5– Определете необходимото количество
Етап 6 – Определете цената на единица ресурс
Етап 7- Определете източника на финансиране
Етап 8- Разпределете и изчислете разходите по пера
Етап 9- Разпределете разходите във времето
Етап 10– изчислете общия размер на разходите
Етап 11– Определете размера на текущите разходи, необходими за продължаване на дейностите по проекта и след приключването му.
2. Адаптиране на бюджета Ви към рамката за бюджет във Формуляра за кандидатстване
Бюджетът на всеки проект се разписва в бюджетна таблица, разработена предварително от УО на съответната ОП. Бюджетната таблица е самостоятелно приложение. Тя трябва да съдържа точни разчети на финансовите ресурси, необходими за реализиране на дейностите по проекта, които вече са подробно описани във Формуляра за кандидатстване.
Оценителната комисия подробно проверява бюджета преди да одобри проектното предложение за финансиране. Това означава, че бюджетът трябва да се подготви много внимателно. Ако не сте включили в бюджета всички разходи, необходими за всички дейности, може да имате проблеми с изпълнението. А в случай че бюджетирате прекалено големи суми за някои дейности, комисията може да постави под съмнение целия проект и да откаже финансирането му.
При договори за безвъзмездна финансова помощ на стойност над 200 000 лв. извършването на одит е задължително. Тогава сумата за одит се включва в преките разходи по проекта. Ако стойността на вашия проект е под 200 000 лв., но все пак искате да извършите одит, това е допустимо по ОП и се посочва в непреките разходи/разходите за организация и управление.
Подробното планиране на дейностите, графикът за изпълнението им във времето и планът за разходване на средствата са основата при разработването на бюджета. Уверете се, че бюджетът включва само разходи за дейности, допустими по съответната процедура и включени в проекта. При оценка на качеството Оценителната Комисия разглежда успоредно дейностите и бюджета. За повече точки разходите в бюджета трябва да са строго обвързани с дейностите в проекта.
Ако проектът се изпълнява повече от една година, някои цени биха могли да се увеличат/намалят. За да планирате реалистичен разход, заложете съответния коефициент на увеличение/намаление при разчетите.
3.Често допускани грешки при изготвяне на бюджет
- В случай че има изискване за предоставяне на личен принос (съфинансиране), което трябва да бъде минимум определен процент от общия бюджет на проекта, той е изчислен неточно и е по-малък – предложението за проект отпада от оценяване още при първата касация за административно съответствие.
- Не се обръща внимание на минималната и максимална сума, която се отпуска по съответната програма за един проект. В случай,че това условие не е спазено, проектът отпада при първа оценка.
- Пропуска се включването на задължителните услуги за изпълнението на проекта, като телефон, електричество, вода, застраховки, охрана и др.
- Пропускат разходи необходими за пътни и дневни при осъществявани на дейности извън населеното място.
- Банковите преводи обикновено са за сметка на изпълнителя – те трябва да бъдат предвидени в бюджета.
II. Втората част от Формуляра е описание на бенефициента.
- Автобиография
- Способност
Тук Вие трябва да докажете, че имате капацитет да управлявате и изпълнявате проекти. Опишете с какъв човешки ресурс разполагате, какъв опит имате с управлението на проекти и финансови средства. - Други проекти, изпълнявани от кандидата
В тази точка от формуляра кандидатите описват свързани ли са дейностите по проекта с други приключили или текущи проекти и обосновават по какъв начин предложението надгражда резултатите от вече завършени проекти.Често кандидатите не отдават достатъчно значение на тази важна част от формуляра. Данните в този раздел подпомагат оценителите при проверката за липса на припокриване на дейности и двойно финансиране. В този смисъл е необходимо да се предостави изчерпателна информация за всички приключили или текущи проекти на кандидата, независимо от източника на финансиране (национален бюджет, структурни и пред-присъединителни фондове, други донорски програми), както и за това по какъв начин те се разграничават от дейностите по конкретното проектно предложение.
III. Третата част засяга партньорите по проекта (ако има такива).
Партньорите трябва да отговарят на същите условия за допустимост като кандидата. Изискват автобиографии , способността им да изпълняват проекти и да управляват финансови инструменти, както и да се упоменат изпълнени проекти, ако има такива.
IV. Четвъртата част от Формуляра се отнася до екипа за организация и управление на проекта.
В тази част трябва да опишете екипа и разпределението на функциите по длъжности и да приложите автобиографии за всички позиции – ръководител, координатор(и) и счетоводител. Добрият екип за управление, който подчертава капацитета на бенефициента да изпълни проекта, носи точки в оценката на качеството
3. ПОДГОТОВКА НА ДОПЪЛНИТЕЛНИ ДОКУМЕНТИ ЗА КАНДИДАТСТВАНЕ
Стъпка 1: Всички документи трябва да отговарят на условията за формалност и да бъдат изрядни. Пример за изисквани документи:
- Проучвания за въздействието върху околната среда
- График на изпълнение
- Бюджет
- Професионални автобиографии на всички хора включени в проектното предложение
- Тръжни книжа
Стъпка 2: Създайте списък с всички изискани документи, за да нямате пропуски.
4. ПОДГОТОВКА НА БИЗНЕС ПЛАН
Изготвянето на бизнес план се използва при кандидатстване за финансиране на бизнеспроекти, за да покаже на финансиращите, че бизнес идеята, залегнала в проекта е печеливша, има пазар за предлаганите продукти, бенефициентите имат потенциал да реализират проекта и ще се гарантира устойчивостта на проекта след реализацията му.
Бизнес планът се състои от 4 части – въвеждаща страница, резюме, съдържателна част и приложения:
1. Въвеждащата страница – лицето на всеки бизнес план. Чрез нея се дава информация за наименованието, вида и обхвата на планирания бизнес, както и информация за организацията и бенефициентите
2. Резюмето – представяне в синтезиран вид на заложената в плана бизнес идея. Задачата му е да заинтригува читателите на бизнес плана и да ги мотивира да се запознаят изцяло с него. За да постигне този ефект се препоръчва резюмето да се подготви след окончателно изготвяне на съдържателната част. То трябва да е кратко, информативно и стилно написано.
3. Съдържателната част – същинската част на бизнес плана. Дава подробна информация за всеки един от отделните аспекти на конкретната бизнес идея :
- Описание на бизнес идеята – в нея се прави описание на предлаганите продукти или услуги.Специално внимание се отделя на конкурентните предимства и на потребностите, които те задоволяват. Преценката за качествата на собствения продукт трябва неизменно да върви с идентификацията на продуктите, които го заместват или конкурират.
- Маркетингов анализ – той има за задача да определи пазарните аргументи в полза на нашатабизнес идея. Това може да стане чрез анализ на отрасъла, в който ще работи бенефициента. Този тип анализ изисква да се определят конкурентите, потенциалните клиенти и доставчици и се преценят възможните заплахи и шансове пред продукта, като се държи сметка и за характеристиките на пазара, който смятаме да атакуваме.
- Маркетингов план – този елемент по същество трябва да представи стратегията за реализацияна продукта на съответния пазар. В нея се конкретизират целевите пазари. Специално внимание се отделя на характеристиките на маркетинговия микс, който ще се използва, а именно продукта, цената, каналите за реализация и методите за въвеждане и налагане
- Операционен (производствен) план – в този раздел на бизнес плана се правят разчетите и се планират етапите през които трябва да минат суровините постъпващи на входа на предприятието, за да се превърнат в готов продукт на изхода му.
- Организация и управление – тази част съдържа информация за това, каква система на управление и какъв управленски екип ще бъдат формирани. Уточнява се броят на персонала и правата и отговорностите на членовете на екипа, който ще реализира проекта.
- Финансов план – финансовия раздел на бизнес плана се състои от три основни взаимносвързани части:
– прогнозни приходи и разходи
– прогнозни парични потоци
– прогнозни финансови показатели
Всички те е необходимо да предоставят данни за целият период на реализация на проекта.От изключителна важност при съставянето на тези разчети е представянето на изходните допускания и положения, служащи за основа на финансовите изчисления. Тези допускания трябва да бъдат реалистични, обмислени и съобразени с фактите отразени в предишните етапи на бизнес плана.Най-често финансиращите организации изискват разработването на следните разчети:
– прогнозни разчети за приходите и разходите
– прогнозни парични потоци
– вътрешна норма и възвращаемост
– нетна настояща стойност
– точка на критичното съотношение и други.
